A continuación presentamos detalladamente la distribución del organigrama perteneciente a la empresa WELFARE CARE:
La JUNTA GENERAL esta conformada por los socios de la empresa, los cuales son:
AURA STELLA ARIAS DE GARCÍA
GUILLERMO GARCIA RAMIREZ E HIJOS Y CIA.
Ellos son los inversionistas de la empresa, son las personas que aportaron el capital para la creación de la empresa.
Dentro de la JUNTA GENERAL también se encuentra la representante legal CLAUDIA CRISTINA GARCIA ARIAS.
En la GERENCIA GENERAL se encuentra:
CLAUDIA CRISTINA GARCIA ARIAS
Quien cumple el papel de supervisión de contratos a realizar en el AREA ADMINISTRATIVA y FINANCIERA.
Dentro del área FINANCIERA y CONTABLE de la empresa se encuentran los departamentos de:
Crédito y cartera: Es donde se estudia los créditos de los clientes, capacidad de endeudamiento, verificación de datos. El proceso inicial es manejado por la asistente de gerencia, quien verifica a los clientes, luego la gerente general firma los contratos correspondientes, si hay inconsistencia en el contrato se encarga de comunicarlo a la asistente, quien directamente se lo comunica al cliente.
Facturación: Una vez dado el visto bueno de la gerente general, el asistente de gerencia procede a transcribir el pedido a una factura, con los artículos correspondientes al pedido realizado por el cliente.
Tesorería: Se encarga de recibir pagos de pedidos, también del pago de nomina y todas la obligaciones correspondientes de la empresa hacia terceros. El asistente de gerencia se encarga de elaborar un informe a la gerente indicando los pagos recibidos y a realizar, también informa si existe algún deudor atrasado en los pagos de mercancía, todo esto se hace para proceder a cobrar.
En este departamento participa el contador, registrando cualquier movimiento financiero.
Tributario: Se encarga estimar el valor de los impuestos que la empresa esta obligada a cancelar con el estado. Esta labor es desarrollada únicamente por el contador.
En el área ADMINISTRATIVA, se encuentran los departamentos de:
Almacén: Lugar donde se tiene almacena el inventario disponible para la venta. La persona encargada de manejar el almacén es el asistente de gerencia, el cual actualiza la base de datos a medida que se modifique.
Logística: Se encarga de gestionar el envío y la recepción de la mercancía, en el caso de enviar debe coordinar que el envío llegue al destino correcto, si es recepción de mercancía debe verificar que este en perfecto estado. La persona encargada de esto es el asistente de gerencia.
Compras: Se encarga de gestionar la compra de productos para la venta o hacer cotizaciones para productos nuevos. Este es manejado por el asistente de gerencia.
El área de RECURSOS HUMANOS, se encarga de observar que las necesidades de los empleados estén completas, como por ejemplo que todos estén afiliados a una EPS, a un fondo de pensiones y cesantías, que el sueldo lo reciban a tiempo. En el área de recursos humanos encontramos el departamento de:
Personal: Se encarga de revisar las necesidades de la empresa en cuanto a requisición de personal. El encargado de esta área es el gerente general.
El área de COMERCIAL tiene dos departamentos los cuales están a cargo de Bernardo Rendón (Gerente Comercial), los cuales son:
Mercadeo: Se encarga del estudio del mercado, para incluir productos nuevos dentro del portafolio, también el estudio de clientes potenciales a los cuales se les puede ofrecer los productos.
Ventas: Se encarga de vincular clientes nuevos a la empresa y despachar pedidos a los clientes actuales, este departamento esta dividido en dos zonas:
ZONA 1:
Bogotá
Neiva
Valle-Eje Cafetero
ZONA 2:
Antioquia
*Nota: La zona 1 esta a cargo del gerente comercial y la zona 2 esta a cargo de un vendedor.
En Welfare Care se presentan dos tipos de departamentalización, las cuales son:
Departamentalización por función empresarial: Esta se presenta ya que podemos observar claramente que hay una distribución de las funciones en cada un de las áreas respectivas, en cada una de estas podemos observar que esta a cargo de una persona de la empresa.
Departamentalización Geográfica: esta presente ya que podemos ver que en el departamento de ventas encontramos una agrupación de actividades con base en territorios, gracias a que las tareas van enfocadas a prestar el servicio en las diferentes ciudades del país, y hacerlo de la mejor manera dependiendo de los recursos que se encuentren en cada zona.