Strategi för genomförandet
Ambitionen i projektet är att skapa ett IT-stöd som tar vara på de arbetssätt som är etablerade inom företaget samtidigt som det effektiviserar dessa. IT-stödet kommer att innehålla funktioner som underlättar repetitivt arbete som tidigare varit tidsödande för de anställda. Fokus kommer att ligga på orderhanteringen, då detta moment involverar mest manuellt arbete som enkelt skulle kunna effektiviseras. Systemet kommer att användas för att ta fram beslutsunderlag, men granskning och godkännande av en människa kommer fortfarande krävas systemet ska hjälpa den anställde, inte ta arbetet och kontrollen ifrån henne.
Införandet av systemet kommer att ske i två etapper. I den första kommer den grundläggande funktionaliteten att implementeras, medan mer avancerade och inte lika viktiga funktioner får vänta till den andra etappen. Mer information om vad som ingår i vilken fas finns i tabellen nedan. Den första etappen kommer att innehålla fyra huvudsakliga steg. I det första tar vi kontakter en grupp programmerare som vi ger en kravspecifikation. Möten ska äga rum då dessa krav ska diskuteras av programmerarna, IT-folket (oss), samt de som slutligen ska använda systemet. När systemet är färdigställt enligt kravspecifikationen inleds det andra steget, alfastadiet. Här kommer en simulering att genomföras utanför bageriet för att se om systemet beter sig på önskat vis. I samband med detta kommer även bageriets gamla data att provkonverteras för att passa det nya systemet. Då vi har sett att systemet fungerar som tänkt är det dags att visa/utbilda de anställda hur systemet fungerar. Detta är det tredje steget (betastadiet), och användarna kommer att få testa systemet genom att försöka utföra typiska moment och på så sätt lära sig hur systemet ska användas. Systemet måste givetvis vid denna tidpunkt vara så lätt och intuitivt att vem som helst utan datorvana kan använda det. Vid betatestningen är det viktigt att ta hänsyn till användarnas synpunkter angående arbetssättet i systemet. Finns det några fundamentala brister måste dessa korrigeras innan systemet kan sättas i drift. När betastadiet är avklarat kommer det fjärde och sista steget inledas då vi vid en lämplig tidpunkt kommer att flytta in systemet hos bageriet och sätta det i drift.
Till en början kommer systemet att ta emot order via webbplatsen parallellt med de gamla orderkanalerna. Tanken är att kunderna med tiden ska sköta i stort sett all beställning via webben och endast i nödfall behöva ta kontakt med bageriet per telefon. En viktig punkt i vår strategi mot en effektivare administration är att fakturahantering kommer att ske via outsourcing. Denna modell kommer även att tillämpas för systemadministration och drift av det nya IT-stödet. Uppgraderingar av hårdvara kommer den externa partnern att ansvara för.